Expenses Hilfe
Inhalt
Einführung
Schnellstart
Buchen
Einstellungen
Daten mailen
FAQ
Feedback
Einführung
Mit Expenses können Sie unterwegs Ausgaben und Einnahmen von Bargeld, EC-Karte, Kreditkarte etc. schnell und einfach erfassen und mit einer Notiz und einer Kategorie versehen. Sie können Ihre eigenen Kategorien und Konten definieren. Für jedes Konto wird automatisch der Saldo geführt. Eine selbstlernende Textergänzungsfunktion erleichtert die Dateneingaben, insbesondere für wiederkehrende Buchungen. Die Daten können Sie per E-Mail an Ihren PC schicken, um sie dort auszuwerten oder in Ihr Desktop-Buchhaltungsprogramm zu importieren. Eine clevere Aufräumfunktion ermöglicht es, nur die aktuellen Einträge zu behalten, wobei Salden erhalten bleiben. Mit Expenses macht Buchhalten Spaß! Ein ausführliches Handbuch ist integriert, in dem jede Funktion ausführlich erläutert wird. Unter http://www.smp-apps.com/expenses/de können Sie es vorab lesen.
Die Anwendung unterstützt Deutsch und Englisch, weitere Sprachen sind in Vorbereitung.
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Schnellstart
1. Tippen Sie auf die Buchung "Anfangsbestand" und ändern Sie den Betrag.
2. Wählen Sie im Menü den Befehl "Einstellungen" und definieren Sie Ihre Konten und Kategorien.
3. Neue Buchungen legen Sie mit der Schaltfläche links unten an.
4. Mit "Daten mailen" im Menü können Sie Daten per Mail an Ihr Postfach senden und auf Ihrem PC auswerten oder in Ihr Desktop-Buchhaltungsprogramm importieren.
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Buchen
Buchungsliste
Zeigt alle Buchungen, gruppiert nach Tag. Bei Ausgaben wird der Betrag rot dargestellt, bei Einnahmen grün. Im Kopfbereich wird der Saldo des Standard-Kontos angezeigt. Durch Antippen können die Salden aller Konten angezeigt werden.
Mit der Schaltfläche "Neue Buchung" wird die Eingabemaske für Buchungen geöffnet. Sie können vorhandene Buchungen durch Antippen nachträglich ändern, Buchungen können durch nach rechts aus dem Bildschirm schieben gelöscht werden.
Buchung erfassen
Mit dem Schalter "Art" legen Sie fest, ob es sich um eine Ausgabe oder Einname handelt. Voreingestellt ist Ausgabe. Der Cursor steht bereits im Feld Betrag, der Eingabemodus ist schon auf Zahleneingabe umgestellt (wie zweimaliges Tippen der orangenen Taste). Verwenden Sie den Punkt als Dezimaltrennzeichen (das Komma ist im Zahleneingabemodus gesperrt). Durch Tippen in das Feld oder durch Betätigen der Eingabetaste auf der Tastatur wechseln Sie zum Eingabefeld für den Buchungstext. Hier können Sie die Beschreibung der Einnahme bzw. Ausgabe eingeben.
Textergänzung: Wenn Sie bereits einige Buchungen gemacht haben, erscheint nach Eingabe des ersten Zeichens automatisch eine Liste mit Vorschlägen, aus der Sie durch Tippen auswählen können. Durch weitere Tastenbetätigung wird die Liste wird automatisch entsprechend gefiltert. Falls kein passender Vorschlag vorhanden ist, schließt sich die Liste. Die interne Liste wird beim Speichern von Buchungen automatisch ergänzt.
Tipp: Unter Einstellungen können Sie unerwünschte Einträge oder Einträge mit Tippfehlern löschen.
Die Kategorie und das Konto für die Buchung können Sie durch Antippen aus der hinterlegten Liste wählen. Sie können Kategorien und Konten unter Einstellungen selbst definieren und auch die Reihenfolge festlegen. Bei neuen Buchungen sind die erste Kategorie und das erste Konto voreingestellt.
Das Datum ist vorbelegt mit dem Tagesdatum, durch Antippen können Sie es ändern.
Um die Buchung zu übernehmen, tippen Sie auf Speichern. Um die Eingabe zu verwerfen, verwenden Sie die Zurück-Geste (Wischen von rechts nach links im Gestenbereich unter dem Bildschirm).
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Einstellungen
Mit dem Befehl "Einstellungen " im Menü links oben gelangen Sie zur Einstellungs-Maske. Von hier aus können Sie Kategorien und Konten definieren, die Textergänzung bearbeiten, und Ihre Daten aufräumen.
Kategorien definieren
Mit der Schaltfläche "Kategorien" gelangen Sie zur Maske für die Kategorien-Definition. Mit "+ Neue Kategorie" am Ende der Liste können Sie eigene Kategorien anlegen. Vorhandene Kategorien können durch Antippen umbenannt werden. Die Reihenfolge der Kategorien kann durch Ziehen (Tippen, Halten und Verschieben) geändert werden. Die erste Kategorie in der Liste erscheint bei neuen Buchungen als Voreinstellung.
Nicht benötigte Kategorien werden durch nach rechts aus dem Bildschirm schieben gelöscht. Beachten Sie: Kategorien, zu denen Buchungen vorhanden sind, können nicht gelöscht werden, es erscheint eine entsprechende Hinweismeldung. Die letzte Kategorie kann nicht gelöscht werden, es muss mindestens eine Kategorie vorhanden sein.
Kategorien dienen nur zur Information bei Buchungen und können aktuell nicht ausgewertet werden. Sie sind aber in den Mail-Daten enthalten und können in Excel oder einem anderem Programm ausgewertet werden.
Konten definieren
Die Logik für die Definition von Konten ist die gleiche wie bei Kategorien.
Textergänzung bearbeiten
Mit der Schaltfläche "Textergänzung" in der Einstellungen-Maske gelangen Sie zu einer alphabetisch sortierten Liste aller bisherigen Buchungstexte. Hier können Sie unerwünschte Einträge oder Einträge mit Tippfehlern durch nach rechts aus dem Bildschirm schieben löschen. Ein Ändern oder Neuanlegen von Einträgen ist hier nicht vorgesehen.
Alle Einträge löschen können Sie mit der Schaltfläche ganz am Ende der Liste.
Tipp: Sie können Buchungen mit den gewünschten Texten erstellen, um sie in die Textergänzungsliste aufzunehmen, und diese Buchungen anschließend wieder löschen.
Aufräumen
Mit Aufräumen können Sie alte Buchungen löschen. Es erscheint eine Maske, in der Sie die Anzahl der Tage, die Sie behalten möchten, einstellen können. Mit 0 werden alle Buchungen gelöscht, mit 1 bleiben nur die Buchungen von heute erhalten, mit 2 die Buchungen von gestern und heute. Sie können bis zu 30 Tage einstellen. Salden bleiben beim Aufräumen unverändert, auch an den Einträgen der Textergänzung ändert sich nichts.
Achtung: dieser Vorgang kann nicht rückgängig gemacht werden. Falls Sie die Daten auf Ihrem PC auswerten wollen, gehen Sie sicher, dass Sie sich vorher den aktuellen Datenstand gemailt haben.
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Daten mailen
Daten mailen, um sie am PC auswerten oder weiterzuverarbeiten
Um die Daten am PC auszuwerten oder sie in ein Buchhaltungsprogramm zu übernehmen, können Sie sich die Buchungsliste per E-Mail zusenden. Wählen Sie dazu den Befehl "Daten mailen" im Menü. Es erscheint eine Maske, in der Sie die Mailadresse und das Datenformat (HTML oder CSV) festlegen. Als Mailadresse verwenden Sie die Mailadresse des Postfachs, mit dem Sie am PC E-Mails empfangen. Die Eingabe der Mailadresse bleibt gespeichert und wird bei der nächsten Verwendung vorbelegt.
Mit der Schaltfläche "Daten senden" wird eine E-Mail mit den Buchungsdaten erzeugt und angezeigt. Sie müssen Sie dann nur noch durch Tippen auf das Senden-Symbol rechts unten auf dem E-Mail-Bildschirm abschicken.
Als Datenformat steht "CSV" und "HTML" zur Verfügung. Im HTML-Format wird eine Tabelle erzeugt, die Sie direkt durch Kopieren über die Zwischenablage in Excel einfügen können. CSV-Daten können durch Kopieren des Mailtextes in eine Textdatei für die Weiterverarbeitung in anderen Programmen bereitgestellt werden.
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FAQ
Konto für Saldo-Anzeige wechseln
Schieben Sie das gewünschte Konto unter Einstellungen / Konten ganz nach oben.
Saldo aller Konten anzeigen
Tippen Sie in der Buchungsliste oben auf die Saldo-Zeile.
Voreinstellung Konto und Kategorie für neue Buchungen
Als Voreinstellung wird das erste Konto bzw. die erste Kategorie in der jeweiligen Liste unter Einstellungen verwendet.
Verschieben Sie das entsprechende Konto bzw. die entsprechende Kategorie durch Ziehen an den Anfang der Liste.
Saldo ändern
Tippen Sie in der Saldenliste (erscheint bei Antippen des Standard-Konto-Saldos in der Kopfzeile) auf das entsprechende Konto. Es öffnet sich ein Dialog, in dem Sie den Saldo ändern können.
Alternativ können Sie auch eine Korrekturbuchung mit der entsprechenden Differenz als Einnahme bzw. Ausgabe anlegen.
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Feedback
Änderungswünsche und Verbesserungsvorschläge nehmen wir gerne per E-Mail unter der Adresse feedback@smp-apps.com entgegen.